Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Письмо: все тонкости оформления реквизитов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Требования в рамках «встречных проверок».

Состав документов, который может быть запрошен непосредственно у налогоплательщика, в рамках камеральных проверок ограничен (ст.88 НК РФ). В основном это документы, подтверждающие право на применение льгот или правомерность возмещения, либо возврата НДС.

Однако данные ограничения могут быть легко инспектором преодолены.

Если документы, связанные с деятельностью налогоплательщика нельзя истребовать при камеральной проверке у самого налогоплательщика, то почему бы не запросить интересуемые инспектора документы в рамках «встречной» проверки каждого из контрагентов налогоплательщика. Получается, что инспектор запрашивает документы не в отношении самого налогоплательщика, а имеющиеся у него документы в отношении всех его контрагентов. Фактически же проверяется сам налогоплательщик. Формально такие требование законны и оспорить их в суде в подавляющем большинстве случаев не удается.

Важным нюансом встречных поверок является то, что запрашиваемые при их проведении документы и информация должны быть связаны с проверяемым налогоплательщиком, то есть с вашим контрагентом, в отношении которого и проводится проверка.

Эта связь не обязательно должна быть прямой.

В ситуации, когда у вас запрашивают документы по взаимоотношениям с вашим контрагентом, но при этом проверяют третье лицо (которое вы можете и не знать), такое требование будет законным, если ваш контрагент является звеном в цепочке поставщиков (покупателей), ведущей к проверяемому третьему лицу.

Или, например, у вас может быть запрошена информация о том, как вы отразили операцию с контрагентом в своем бухгалтерском учете. Связь данной информации с проверяемым налогоплательщиком (вашим контрагентом) неочевидна, однако суды признают истребование такой информации правомерной.

Можно ли как-то охладить пыл проверяющих, если их налицо явное злоупотребление правом на истребование информации?

Вполне рабочим инструментом показывает себя жалоба в вышестоящий налоговый орган на неправомерные действия налогового инспектора.

Подобные жалобы значительно снизят количество заведомо не соответствующих закону требований.

Что касается недобросовестного поведения самих налогоплательщиков, когда инспектор ошибся в номере договора или написал наименование контрагента с маленькой буквы или цифрой в ИНН, не стоит хитрить и отвечать, что с таким контрагентом взаимоотношений не было. В итоге такой ответ может быть трактован не в вашу пользу. В случае спора инспекция обязательно обратит внимание суда на то, что документы запрашивали, а вы ответили, что со спорным контрагентом не работали. В момент спора вы уже можете и не вспомнить, почему отказывали в представлении документов по данному контрагенту.

Рекомендации к оформлению

Датой оформления докладной считается день, когда ее отправили внешнему адресату, а если он находится в том же структурном подразделении – то дата составления. Пишется дата арабскими цифрами. Регистрационный номер проставляется рядом с датой.

Название документа пишется по центру строки прописными заглавными буквами.

Чтобы правильно составить заголовок, нужно помнить, что он должен отвечать на вопрос: «О чем записка?», то есть начинаться с предлога о/об.

Если в качестве приложения к докладной идет пакет документов: акты, заявления, схемы и тому подобное – то они указываются до подписи отправителя.

Внутреннюю докладную подписывает сам составитель, а внешнюю – начальник подразделения. Если докладная внутренняя, но предназначена для начальника чуть повыше, ее также подписывает руководитель написавшего сотрудника.

Бывает, что докладная может растянуться на несколько листов. В этом случае каждая страница нумеруется.

Апофеозом докладной будет считаться тот момент, когда адресат напишет на ней свою резолюцию. В этом случае он уже обязан предпринять какие-то действия.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Обязательно ли отвечать на запрос о предоставлении информации

В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.

Обязательно отвечают на документы, в которых содержатся:

• запросы;
• претензии;
• просьбы;
• распоряжения;
• коммерческие предложения;
• приглашения.

Чаще всего на практике встречается деловая корреспонденция в виде запроса. В таких официальных переписках текущие и возможные партнеры просят сведения о товарах, услугах, ценовой политике, сроках поставки и другое. Нередко официальный запрос составляют государственные структуры с требованием предоставить значимые сведения или документы.

В отличие от обычных писем-просьб, в запросах отправитель обосновывает требование о необходимости сведений. Например, ссылается на законодательный акт, который позволяет запрашивать важные деловые бумаги, данные об организации, сотрудниках и т. д.

По закону, их вправе требовать различные госструктуры:

• судебные органы, когда рассматривается дело;
• прокуратура, когда расследуют уголовные дела, проводят проверку по заявлениям граждан или по общему надзору;
• адвокаты, когда собирают сведения для защиты своего клиента;
• налоговая в ходе проверки выполнения законодательных норм;
• Министерство обороны при проведении мероприятий по обороноспособности страны.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

• наименование организации;

• справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010):

• переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

• переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

• переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2020 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Итак, для того чтобы инструкции, которые вы прилагаете к контракту, имели юридическую силу, необходимо указать следующие сведения:

• реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
• дату составления и исходящий номер;
• сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
• цель отправления и инструкции;
• перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
• подпись с расшифровкой руководителя;
• контакты ответственного лица (исполнителя).

Основная часть должна содержать:

• вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
• устойчивые словосочетания: «Направляем Вам…», «Высылаем в Ваш адрес…», «Предоставляем Вам…» и т. п.

сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.

Похожие записи:

• Уважительные причины прогула на работе в 2023 году
• Работал, но не заработал. В пенсионный стаж войдут не все годы
• Правила пребывания иностранных студентов на территории РФ