С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Министерство транспорта РФ своим приказом № 476 от 07.11.2017 г. на 2022 год внесло корректировки в шаблон «путевки» легковой автомашины. Выписываемая шоферу «путевка» отображает издержки на получение ГСМ и считается обязательным бланком для любого учреждения, использующего автомашины. В то же время, шаблон такого бланка учреждение может составить в самостоятельном порядке. При этом, должны отображаться обязательные сведения, регламентируемые законодательными нормативами.

Путевые листы 2022: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
   • организованная перевозка группы детей,
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
   • перевозка грузов,
   • перевозка для собственных нужд.
   

   Как составить путевой лист на месяц

   В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.

   Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

   Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:

   • обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
   • обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.

   Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:

   • указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
   • отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.

   Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.

   Путевые листы 2022: изменения

   Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

   Что изменилось?

   1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:

      • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
      • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
      • организованная перевозка группы детей,
      • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
      • перевозка грузов,
      • перевозка для собственных нужд.

   2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

   3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

      По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

   4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2022 года можно здесь.

   

   Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах

   В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов.

   Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.

   Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает Эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур Игорь Голдырев.

   В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.

   Бесплатно получить демо‑версию сервиса для заполнения и учета путевых листов

   Сроки оформления путевых листов

   С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.

   Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

   Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.

   Форма путевого листа легкового автомобиля

   Шаблон, по которому все учреждения оформляют путевку ТС (форма 3), принят решением Госкомстата № 78 от 28.11.1997 года еще 20 лет назад. С тех пор было принято немало исправлений. Последние исправления были приняты 21.12.2018 года распоряжением Минтранса № 467, которые начали действовать с 1.03.2019 года.

   Данным Постановлением приняты различные бланки путевок, для каждого вида ТС. При этом, предприятие вправе разработать собственный бланк путевки, однако в нем необходимо отобразить обязательные требования, такие как:

   1. Название формы «Путевой лист легкового автомобиля»
   2. Номер и дата его выписки.
   3. Продолжительность действия бланка. Наибольшее время — один месяц.
   4. Реквизиты владельца ТС. Сейчас требуется отображать ОГРН.
   5. Реквизиты водителя ТС (Ф.И.О., номер водительских прав (ВУ)).
   6. Реквизиты ТС (государственный номер, модель).
   7. Данные спидометра накануне выезда по маршруту и при возврате в гараж.
   8. Дата и время отправки по маршруту и возврата в гараж.
   9. Подпись и Ф.И.О. лица, зафиксировавшего показания спидометра, с отображением даты и времени.
   10. Дата и время медосмотра шофера до и после поездки.
   11. Штамп, подпись и Ф.И.О. доктора, выполнившего мед. освидетельствование.
   12. Сведения о техосмотре, с отображением даты и времени.
   13. Подпись и Ф.И.О. автомеханика, осмотревшего ТС.
   14. Оформленную путевку подписывает диспетчер и начальник предприятия, либо назначенные начальником лица.
   15. При наличии в учреждении печати, выписанный бланк заверяется нею.

   Путевка выписывается в одном экземпляре и вручается шоферу на руки. По завершению задания шофер обязан вернуть заполненную путевку ответственному работнику под роспись.

   Правила использования путевых листов в 2022 году

   По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. То есть из старых правил убрали оговорку, по которой путевой лист оформляют при эксплуатации авто только при перевозке пассажиров или грузов.

   Получается, что в 2021 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.

   В путевом листе появился новый реквизит – «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

   Например, вид сообщений – пригородное, междугородное, международное сообщение, а вид перевозки – регулярные пассажирские, перевозки по заказам и т. д. (ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2020 году компании и ИП такой реквизит в листах не указывают.

   По новым правилам в сведениях о транспортном средстве нужно указывать дополнительные данные – марку транспортного средства. Ранее Минтранс хотел видеть в этом поле только тип и модель.

   Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2021 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2020 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.

   В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.

   Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.

   Путевой лист на каждый день можно не оформлять?!

   Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.

   Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.

   Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

   Что изменилось?

   1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

      • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
      • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
      • организованная перевозка группы детей,
      • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
      • перевозка грузов,
      • перевозка для собственных нужд.

   2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

   3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

      По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

   4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

   Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

   Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

   • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
   • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
   • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
   • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
   • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
   • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
   • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

   Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

   • Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
   • Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
   • Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

   Новое при оформлении и использовании путевых листов

   Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.

   Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:

   • — нормативный расход топлива, его экономию или перерасход;
   • — маршрут движения.

   Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.

   Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.

   Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.

   Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
   Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.

   «Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.

   Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

   • регулярные;
   • по заказам;
   • на легковом такси.

   Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

   • перевозки пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении;
   • перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов;
   • перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно;
   • перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км;
   • перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Госграницы РФ, в том числе транзитом через Россию.

   Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:

   • марка транспорта и прицепа, если такой имеется,
   • показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее после того, как закончилась смена.

   Обязательная информация путевого листа

   Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:

   Реквизит	Отражаемая информация
   Наименование документа, номер, дата выдачи и срок действия	банк – соответствующее ТС номер – по журналу учета срок – в зависимости от времени, дальности и вида работы
   Собственник (владелец) ТС	наименование юридический адрес, телефон, а также: Юр.лица – ЕГРЮЛ ИП – ЕГРИП
   Информация о ТС	тип, модель, наличие прицепа или полуприцепа госзнак ТС и прицепа показания одометра дату и время выезда и въезда дату и время ТО
   Сведения о водителе	ФИО дата и время медосмотра
   Дополнительные сведения	С учетом особенностей и специфики перевозок

   При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.

   

   Заполнение путевого листа

   Путевой лист – это первичный документ, обосновывающий понесенные затраты в ходе деятельности компании или ИП, т.е. они должны заполняться верно. С 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе разрабатывать свои формы документов, которые утверждаются приказом руководителя. Приказом Минтранса России №152 сформулированы основные правила ведения документации по ТС:

   • каждое ТС должно иметь документы на перевозку
   • оформляться минимум на 1 день, максимум на 1 месяц
   • если в течение рабочего дня на ТС работают несколько водителей, то каждому водителю можно оформить отдельный путевой лист
   • нумеруются в хронологическом порядке
   • указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.)

   отражаются дата и время:

   • пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
   • медосмотров водителя
   • технического контроля ТС
   • путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
   • хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)

   Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

   Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2022 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

   Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2022, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.

   Новые обязательные реквизиты путевых листов с 1 января 2021 года

   6. Сведения о транспортном средстве включают:
   …
   4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

   5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

   4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

   5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

   Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:

   • пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
   • вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.

   Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.

   18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

   Действующий приказ Минтранса требует, чтобы путевые листы хранились в организации не менее 5 лет. В документе, который начнет действовать в 2021 году, подобное требование отсутствует.

   
   

   Похожие записи:

   • Должен ли по закону нотариус разыскивать наследников?
   • Кто такой СМО, или Шпаргалка для тех, кто его ищет / хочет им стать
   • Расторжения брака в органах ЗАГСа