Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить путевой лист, чтобы подтвердить транспортные расходы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Штрафы назначают, когда путевой лист:

• отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
• неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
• не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.

Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).

Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
• «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

• назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
• если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
• допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
• перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
• перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

• форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
• если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
• кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
• выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
• в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

Назначаем ответственного

Компании, использующие транспортные средства для осуществления перевозок имущества и людей, должны оформлять путевые листы. Для этих целей в организации назначают ответственного работника, который и занимается заполнением путевых листов. Кто подписывает путевой лист на обратной стороне? Именно этот сотрудник, ответственный за оформление данного типа документов.

В транспортных организациях этот может быть диспетчер. В небольших фирмах, где такой штатной единицы в штатном расписании нет, обязанности по заполнению путевых листов могут быть возложены на менеджера, бухгалтера или любого другого работника. Кто подписывает путевой лист водителю? Сотрудник компании, для кого эта функция является рабочими обязанностями.

Оформлять путевой лист нужно на каждый рейс или смену транспортного средства, которое перевозит пассажиров или грузы, для собственных нужд или в ходе ведения предпринимательской деятельности (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529).

Общие сведения о путевых листах

Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».

Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.

Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на день, неделю, но не более чем на месяц. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

О том, какой срок хранения действует для путевого листа, читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».

Порядок выдачи и учета движения путевых листов с предрейсовыми осмотрами

Как такового строгого предписания по порядку выдачи и учета движения п/л нет. Предрейсовые осмотры проводятся проводятся на осовании ФЗ.Различные формы собственности, количество автотранспорта, ограниченный штат сотрудников диктуют свой способ выдачи и контроля за движением документов. Путевки может выдавать любой сотрудник, которому поручили этим заниматься.

В крупных транспортных организациях вводят должность диспетчера. В других – это может взять на себя бухгалтер или сам директор компании. В новом законе Минтранса №152 прямого указания на обязательное ведение журнала нет. В нем оговаривается журнал отраслевого уровня. Но лучше иметь книгу, где можно проследить даты поступления листов в бухгалтерию, сколько уходит времени на их обработку.

Форма журнала есть в редакции Госкомстата №78, можно использовать ее. Каким образом контролировать первичные документы, кто и когда их получает, передает другим служащим, обрабатывает, хранит и учитывает, прописывается в “Учетной политике” компании в разделе “Документооборот”. Не будет лишним включить обязанности по заполнению и сдаче путевок в должностные инструкции тех работников, которым вы собираетесь это поручить.

Заключение: Правильно оформленный путевой лист выгоден владельцу транспортного средства. Заполненный с нарушением – налоговой инспекции и ГИБДД.

Система штрафов в 2021 году за путевой лист для ИП и юридических лиц

По статье ст. 12.31.1. КоАП РФ, юридические лица и ИП несут одинаковую ответственность даже с учётом возможного несоответствия доходов крупных транспортных компаний и небольших индивидуальных предприятий. Малый бизнес больше всего страдает от штрафов за отсутствие путевых листов, поэтому, чтобы избежать штрафных взысканий, важно тщательно выполнять требования действующей нормативно-правовой базы.

Для юридических лиц возможность следовать нормам законодательства шире по следующим причинам:

• В организации работают только сотрудники с необходимой квалификацией;
• Отработана система бухгалтерии по путевым листам;
• Зафиксированы расходы на ГСМ;
• Контролируется график работы сотрудников;
• Присутствует собственный медицинский персонал;
• Есть свой кабинет для проведения предрейсовых осмотров или организация сотрудничает со специализированной компанией для осуществления проверок специалистами перед рейсом.

Даже с учётом всех преимуществ, крупные организации всё равно получают немаленькие штрафы и терпят убытки. Неправильное оформление путевок приводит к большим денежным потерям: увеличению налогооблагаемой суммы или взысканиям за отсутствие прохождения предрейсовых осмотров для каждого водителя.

Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов

С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.

В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.

Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.

Путевой лист в бухгалтерии

В бухгалтерском учете используется очень широкий перечень форм путевых листов, в зависимости от используемых транспортных средств и направлений деятельности компании. Существуют унифицированные бланки, которые обязаны использовать транспортные предприятия. Все остальные организации вправе разработать собственную путевку и применять ее. Однако собственный бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, без которых он будет считаться недействительным.

Выполняя приведенные выше рекомендации, вы сможете соблюдать нормы при создании путевого листа для автотранспорта РФ. Писать в документе обязательно нужно разборчиво, а все исправления делать, согласно правилам корректировки первичной бухгалтерской документации. Заполнить путевой лист на предприятии обязан специально назначенный человек. А водителем заполняется обратная сторона по мере выполнения рабочего задания. Составление документа должно опираться на все требования.

Какую форму использовать?

Законодательство не обязывает организации использовать какую-то строго установленную форму документа. Разрешено ее разработать индивидуально для своей компании и закрепить в учетной политике.

Основой же может послужить унифицированный бланк, представленный в приложении к Постановлению Госкомстата № 78 от 28.11.1997.

Новый бланк путевого листа легкого автомобиля по форме 3 с учетом всех требований изменившихся в 2021 году:

Важным является полнота необходимых реквизитов. Наличие обязательных пунктов, которые должны присутствовать в путевом листе, обусловлены требованиями:

• Приказа транспортного ведомства № 152 от 18.09.2008 г.;
• ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

А именно:

• наименование организации, которая составила лист;
• название документа;
• дата оформления;
• сведения о транспортном средстве, водителе, сроке действия документа;
• должности, подписи и расшифровка подписей ответственных лиц.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

• Дата и номер составления документа
• Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
• Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
• Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
• Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
• Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
• Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новый реквизит в путевом листе с 2021 года

Путевку 2021 года дополнили новым обязательным реквизитом — «Сведения о перевозке». В бланках 2020 года данную информацию отражать не требовалось.

Сведения о перевозке представляют собой две категории информации, которая позволяет идентифицировать:

Вид транспортной перевозки

Вид транспортного сообщения

Допустимые значения регламентированы ст. 5 Закона №259-ФЗ, это могут быть следующие виды перевозки:

• регулярные перевозки,
• перевозки по заказам,
• перевозки легковыми такси,
• прочее.

Категория транспортного сообщения отражается в путевом листе согласно положениям ст. 4 Закона №259-ФЗ, допустимые значения на 2021 год:

• городское,
• пригородное,
• междугородное,
• международное,
• иное.

Дополните текущий бланк путевки новым обязательным реквизитом. Обновленный бланк путевого листа утвердите отдельным приказом руководителя, либо включите в перечень приложений к учетной политике на 2021 год.

Важно! Если вы доработаете бланк, но не утвердите его локальным актом, у контролеров возникнут вопросы. Например, ФНС может «забраковать» такие путевки и не признать расходы ГСМ при налогообложении. В таком случае, налогоплательщик рискует получить требование об уплате недоимки (доначисление налога на прибыль).

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Похожие записи:

• Налоги на недвижимость в 2023 году при продаже и при дарении
• Два делим, три в уме. Чем дольше работаешь, тем меньше пенсионных баллов
• Денежные выплаты и доплаты ветеранам труда в Московской области в 2023 году