Распространенные ошибки в форме 6-НДФЛ: как их избежать?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Распространенные ошибки в форме 6-НДФЛ: как их избежать?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.

Когда корректировку можно не сдавать

Налоговики разрешают не представлять уточнённый расчёт 6-НДФЛ в следующих ситуациях.

Налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале. Перерасчёт НДФЛ в этом случае будет отражён в расчёте по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточнённые расчёты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не нужно.

Работник поздно подал документы по вычету. Если работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года, то перерасчёт НДФЛ следует отразить в расчёте за тот период, в котором работник принёс подтверждающие документы. Подавать уточнёнку за предыдущие отчётные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).

НДФЛ с зарплаты за декабрь отражён в расчёте за 1 квартал следующего года. Например, если удержанный налог с заработной платы за декабрь 2020 года, выданной 31.12.2020, отражён в разделе 1 расчёта за 1 квартал 2021 года, так как срок перечисления пришёлся на январь 2021. Поскольку в этой ситуации не возникло ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточнённый расчёт ни за 1 квартал 2021 ни за 2020 год не требуется (письмо ФНС РФ от 12.04. 2021 № БС-4-11/4935@).

При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация!
По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке.
Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода.
К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы.
Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.

Когда сдается корректировка 6-НДФЛ

Налоговый агент сдает корректировку 6-НДФЛ, когда в расчет не включены данные или в отчете имеются ошибки.

Уточненный расчет нужно сдавать по форме, действовавшей в период, за который корректируется информация (п. 5 ст. 81 НК). Когда информация корректируется за периоды с 2021 года, расчет нужно подавать по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.

Расчет 6-НДФЛ нужно корректировать и сдавать не только при занижении подлежащих уплате сумм налога, но также и при их завышении (Письмо ФНС от 01.11.2017 г. № ГД-4-11/22216@, Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@).

Кроме арифметических и технических ошибок, возникающих в отчетности, информацию о доходах и НДФЛ нужно исправлять, когда:

• в расчете за 1 квартал нет зарплаты, которая начислена за март, но выплачена после сдачи отчета (Письмо ФНС от 25.11.2021 г. № БС-4-11/16428@);
• НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты за 2021 год, выплаченной в январе 2022 года, не отразился в стр. 160 разд. 2 и в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года (Письмо ФНС от 11.02.2022 г. № БС-3-11/1230@);
• пересчитывается доход за предыдущие периоды (Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@, Письмо ФНС от 27.01.2017 г. № БС-4-11/1373@).

Когда корректировку 6-НДФЛ можно не сдавать

ИФНС разрешает не подавать корректировку 6-НДФЛ в таких ситуациях:

• налоговый статус физлица поменялся — он был нерезидентом, а стал резидентом или наоборот в 4 квартале. Пересчет налога в таком случае нужно указать в отчете за год. Сдавать корректировку не нужно за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
• сотрудник поздно подал документацию на вычет. К примеру, он потерял право использовать стандартный вычет или приобрел право использовать имущественный вычет с начала года, а документацию подал лишь в середине года. В таком случае пересчет налога нужно указать в отчете за тот период, в котором сотрудник подал подтверждающую документацию. Подавать корректировку за предшествующие отчетные периоды не требуется (Письмо ФНС от 12.04.2017 г. № БС-4-11/6925, Письмо УФНС по г. Москва от 03.07.2017 г. № 13-11/099595);
• налог с декабрьской зарплаты указали в расчете за 1 квартал следующего года. К примеру, если удержанный НДФЛ с декабрьской зарплаты за 2021 год, которая выдана 30 декабря 2021 года, указан в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года, поскольку срок уплаты приходится на январь 2022 года. Так как в данном случае не возникает завышения или занижения размера налога к уплате, сдавать корректировочный расчет не нужно ни за 1 квартал 2022 года, ни за 2021 год (Письмо ФНС от 12.04.2021 г. № БС-4-11/4935@).

Неполные сведения или недостоверные сведения в СЗВ-М — это всегда штраф

За представление неполных и (или) недостоверных сведений в СЗВ-М установлен штраф 500 рублей (ст. 17 Закона № 27-ФЗ). К штрафу может привести указание работодателем неверной цифры в страховом номере или в ИНН либо не той буквы (описка, опечатка) в фамилии, отчестве или в имени работника.

Сумма штрафа по основанию «недостоверные сведения» рассчитывается не по общей сумме ошибок, допущенных в указанных данных, а по количеству застрахованных лиц, данные по которым были ошибочными.

Пример 1

Страхователь 17 мая 2016 г. принял на работу Краснову Наталию Исааковну (СНИЛС 150-223-667 56, ИНН не указан). Но при внесении в программу были допущены ошибки в имени, отчестве и СНИЛС, в результате которых СЗВ-М сформировалась с недостоверными данными. ИНН работница не сообщила.

Чтобы избежать ответственности за нарушения, сделанные при составлении отчета, необходимо подать уточненную форму до того, как налоговый орган проверит изначальный документ. Необходимо учитывать все поступающие разъяснения налоговиков, отследить которые можно в новостях нашего сайта.

Не за все недостоверные сведения в 6-НДФЛ компании грозит штраф. Новые штрафы за ошибки в 6-НДФЛ и опоздание с расчетом – в таблицах.

Новые штрафы за ошибки в 6-НДФЛ

За недостоверные сведения в 6-НДФЛ инспекторы вправе оштрафовать компанию на 500 руб. – статья 126.1 НК РФ. Кодекс не объясняет, что считать недостоверными сведениями. Раньше ФНС говорила, что оштрафовать можно за любую ошибку в расчете (письмо от 9 августа 2016 г. № ГД-4-11/14515).

Но если неточность не привела к недоимке и не нарушила права физлиц, проверяющие должны учесть смягчающие обстоятельства (ст. 112 НК РФ). К тому же, если компания нашла ошибку раньше проверяющих и исправила ее, штрафа не будет. Это прямо написано в пункте 2 статьи 126.1 НК РФ.

Сейчас позиция налоговиков изменилась. Теперь налоговики простят ошибки в 6-НДФЛ, если выполняются два условия. Первое условие – ошибка должна привести к недоимке по налогу. Например, в разделе 2 расчета компания случайно завысила налог, но в бюджет заплатила верную сумму. Второе условие – ошибка нарушила права работника – например, право на вычеты.

Новая позиция чиновников убережет компании от лишних штрафов – письмо от 16 ноября 2016 г. № БС-4-11/21695. Допустим, в строке 110 и 120 расчета 6-НДФЛ бухгалтер записал одинаковый срок удержания и уплаты НДФЛ и такую же дату указал в платежке. За такую ошибку в 6-НДФЛ налоговики не оштрафуют. Другие примеры безопасных ошибок в таблице 1. А опасные ошибки – в таблице 2.

В письме № БС-4-11/21695 чиновники также напомнили, как показывать неденежные подарки в 6-НДФЛ. Если выдали подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который других доходов от компании в течение года не получит, отразите это в обоих разделах расчета. В разделе 1 приведите суммы дохода и налога по строкам 020 и 040. А по строке 080 покажите, что налог невозможно удержать. В разделе 2 пишите дату выдачи подарка и сумму по строкам 100 и 130. Налог не удерживаете, поэтому по строкам 110-120 и 140 ставьте нули. Образец – ниже.

Нет ли ошибок в облагаемой базе?

Базы по НДФЛ и по страховым взносам проверят при помощи одного и того же показателя. Он отражен в форме РСВ в подразделе 1.1 приложения 1 к разделу 1 в поле 050 (база для исчисления пенсионных взносов).

Сначала данный показатель сравнят с разницей цифр из двух полей формы 6-НДФЛ: стр. 110 и стр. 111.

Подразумевается, что база по данным РСВ должна быть меньше, чем доходы за минусом дивидендов (рис 1).

Исправляем неверный ОКТМО (пример)

Описанную в предыдущем разделе схему исправления ошибочного ОКТМО в 6-НДФЛ покажем на примере.

26.04.2021 ООО «Промтехнология» отослало 6-НДФЛ за 1 квартал в инспекцию. ОКТМО на титульном листе выглядел следующим образом:

В первом разделе разместилась соответствующая информация о суммах удержанного НДФЛ с разбивкой по срокам перечисления, приходящимся на 1 квартал.

Во 2-м разделе ООО «Промтехнология» отразило следующие данные:

Через несколько дней выяснилось, что вместо ОКТМО 92601405 ошибочно указан код 92601415.

Специалисты ООО «Промтехнология» в неотложном порядке оформили корректирующий отчет, в котором:

Титульный лист от первоначального варианта стал отличаться только заполнением поля «Номер корректировки».

Раздел 2 от исходного варианта отличался существенно.

Обнулили также и всю информацию, отраженную в разделе 1.

После того как корректировочный отчет поступил контролерам, специалисты ООО «Промтехнология» приступили к следующему шагу. Он заключался в оформлении вновь первичного 6-НДФЛ — как будто ошибок никто в ОКТМО не допускал. При этом:

Образцы заполнения титульных данных и 1-го раздела 6-НДФЛ представлены ниже.

В результате таких действий специалистов ООО «Промтехнология» ошибка в ОКТМО отчета 6-НДФЛ была устранена.

Проверьте, правильно ли вы заполнили свой 6-НДФЛ по новой форме с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Оформите временный доступ к справочно-правовой системе и переходите в Готовое решение.

Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?

Ошибка в реквизитах

Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.

Не выделены строки 010–050 для каждой ставки налога

При заполнении раздела 1 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 010–050 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 010–050 для каждой ставки, а в строках 060–090 будут суммарные данные по всем ставкам.

Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде

Данные по строкам 040 и 070 не должны быть равны. Если организация выплачивает зарплату в следующем месяце, то НДФЛ удержит тоже в следующем, но начислит в текущем. Например, если зарплата на июнь 10 000 руб. выплачивается 5 июля, тогда в расчете за полугодие будут следующие данные:

Раздел 2 расчета за полугодие по июньской зарплате не заполняется. В раздел 2 расчета за 9 месяцев попадут данные:

Такой же подход применим и к зарплате за декабрь предыдущего года. Она не попадает в раздел 1 как начисленная, зато будет отражена в разделе 2 как выплаченная.

Ошибка в количестве физлиц

Исправлению также подлежит некорректное количество физлиц по строке 060. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды, даже если он был уволен и опять принят в штат.

Ошибка в заполнении строк 100–120

Ошибкой при заполнении строки 100 является указание даты выдачи зарплаты, а не последнего дня месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ). А в строке 110 как раз указывается день, когда работники получили зарплату на руки (см. предыдущую таблицу с примером), НДФЛ должен быть перечислен не позднее следующего дня (строка 120).

В строке 120 должна быть указана дата согласно требованиям НК РФ, а не дата, когда налоговый агент сделал перевод в бюджет. Данные по этой графе сверяются налоговиками с их информацией по поступлению оплаты в бюджет. И если деньги поступили позже, чем следующий день после выплаты зарплаты, налоговому агенту поступит вопрос от ФНС. Например, зарплата была выплачена 7 июня, а налог перечислен 13 июня. В строке 110 указываем 7 июня, а в строке 120 — 8 июня.

Ошибочное указание дохода за вычетом НДФЛ в строке 130

В строке 130 указывается доход до вычета НДФЛ, то есть начисленный доход. Если была указана иная сумма, следует подавать уточненку.

Кроме того, всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».

Санкции за несдачу отчета

Штраф за 6-НДФЛ, несданную или представленную с опозданием, определяется по правилам п. 1.2 ст. 126 НК РФ. Его текст предписывает начисление штрафа в сумме 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц, отсчитываемый от последнего дня срока сдачи.

Однако если задержка превысит 10 рабочих дней, нарушителя могут еще и лишить возможности пользоваться расчетным счетом (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

За недостоверность включенных в расчет данных подателя отчета оштрафуют на 500 руб. в отношении одного отчета с такими данными (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Нарушение способа подачи отчета приведет к штрафу в сумме 200 руб. за каждый такой отчет (ст. 119.1 НК РФ).

Кроме того, возможно применение административных санкций к должностным лицам работодателя-организации. Их величина составит от 300 до 500 руб. на одно лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).

Первый раздел должен содержать информацию по всем суммам начисленного дохода, а также начисленного и удержанного налога. Показатель указывается нарастающим итогом с начала года. При этом, наиболее частыми ошибками при заполнении этого раздела являются следующие:

• Первый раздел заполняют не нарастающим итогом;
• В 020 строку включают доходы, которые не облагаются НДФЛ;
• В 070 строке включают налог, который будет удерживаться в следующем отчётном периоде. Возникнуть такая ошибка может если указать НДФЛ зарплаты начисленной в одном периоде, выплата которой будет только в следующем периоде;
• В 080 строке указывают налог, по которому ещё не наступила обязанность по удержанию и перечислению;
• В 080 строке указывают разница между начисленным и удержанным налогом.

Федеральная налоговая служба РФ поясняет, что некоторые Отчета, сданные с ошибками, не будут основанием для начисления штрафов. Например, публиковались письма ФНС, в которых было указано, что ФНС применяет наказание в смягчающей форме к тем налогоплательщикам, которые допустили незначительные ошибки, не причинившие правам физлиц, на которых подаются сведения, ущерба. Не рассматривались также как серьезные нарушения ошибки, которые не стали причиной недоплат в бюджет по НДФЛ. То есть, мелкие арифметические неточности и незначительные орфографические ошибки не будут причиной для применения штрафных санкций к организации. Но опытные предприниматели предпочитают тщательнее проверять строки, заполняемые в Отчете перед передачей Отчета в налоговую инспекцию, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций. Если же даже после сдачи Отчета ошибка все-таки обнаружена, предприятию стоит незамедлительно предоставить в инспекцию уточненку, успев опередить инспекторов, тогда можно избежать и штрафных санкций, и дополнительных инспекций со стороны государственных контролирующих органов. За какие ошибки в 6-НДФЛ будут штрафовать, рассмотрим далее.

Как правильно сделать и сдать уточненный расчет 6-НДФЛ?

Рассмотрим, как заполнить уточненный расчет 6-НДФЛ. Поскольку уточненный документ налогового характера представляет собой точно такой же документ, как и первичный, только содержащий другие (правильные) данные, то делать его надо, руководствуясь теми же правилами, которые установлены для составления первичного расчета. Для 6-НДФЛ эти правила изложены в Порядке заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденном приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. За периоды до конца 2020 года правила оформления корректировки и сам бланк были утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Именно этим НПА нужно руководствоваться при оформлении уточненок за периоды до конца 2020 года.

ВНИМАНИЕ! С отчетности за 1 квартал 2021 года форму 6-НДФЛ заполняйте на бланке из приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Эксперты КонсультантПлюс в своем обзоре подробно рассказали об основных изменениях отчета 6-НДФЛ с 2021 года. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Единственным различием в правилах заполнения уточненной формы и первичной будет указание в уточненке в специальном поле, имеющемся на титульном листе отчета, порядкового номера корректировки. В первичном отчете это поле не заполняют.

Сдают уточненный расчет так же, как и первичный. Установленных сроков для представления уточненки не существует, но в максимально быстром исправлении допущенных ошибок заинтересовано само отчитывающееся лицо. Это позволит ему избежать штрафа за искажение данных отчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Когда возникает обязанность отправки уточненного отчета и каковы сроки его подачи

На отчетность формы 6-НДФЛ, так же как и на прочую налоговую отчетность, распространяется действие ст. 81 НК РФ, которая:

Для обоих вариантов ошибок могут иметь место ситуации, когда эту ошибку выявляет:

При этом в части сроков подачи уточненки возможной оказывается их приуроченность к следующим временным интервалам:

От этих двух моментов (кто выявил ошибку и в каком промежутке времени подается корректировка) зависят последствия, к которым приводит подача уточненки.

ВНИМАНИЕ! С отчетности за 1 квартал 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Подробности см. здесь.

Проверьте, правильно ли вы заполняете новую форму 6-НДФЛ с помощью разъяснений от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Перечень наиболее часто выявляемых в расчете ошибок мы привели здесь.

Исправление КПП или ОКТМО

Как обнулить отчёт 6-НДФЛ сданный электронно или на бумаге не в ту ИФНС? Это означает, что номера ОКТМО или КПП были указаны неверно. В этом случае нужно отправлять две декларации 6-НДФЛ:

1. первоначальную, с номером 000. В ней указать уже исправленные показатели ОКТМО и КПП. Все остальные данные нужно продублировать из прошлой декларации;
2. скорректированную, с номером 001 или с другим номером по порядку. Указать старые (неверные) ОКТМО и КПП. Во всех разделах проставить нули.

Похожие записи:

• Порядок зачисления ребенка в детский сад в 2022 году
• Налоги, штрафы и сборы, которые вырастут в 2023 году. Инфографика
• Исчисление сроков лишения водительских прав