3 Термины, определения и сокращения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3 Термины, определения и сокращения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Уже много лет в беседах с представителями промышленных предприятий самого разного профиля я утверждаю, что в области ИТ нет более запутанного вопроса, чем вопрос электронного архива инженерной (технической, конструкторской, проектной и т.п.) документации и системы электронного документооборота.

5.1 Возможные изменения формы представления ЭКД приведены в таблице 1.

Примечание — Для полноты рассмотрения в таблицу включены возможные формы представления ЭКД (ИН или ДЭ) и бумажной документации (ДБ).

Таблица 1 — Возможные изменения формы представления ЭКД

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

• ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
• ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

• ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
• ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
• ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
• ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.058 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения реквизитной части электронных конструкторских документов

ГОСТ 2.104 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ Р 58299 Управление данными об изделии. Порядок представления результатов проектно-конструкторских работ в электронной форме. Общие требования

ГОСТ Р 58300 Управление данными об изделии. Термины и определения

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

4.1 В ходе разработки изделия осуществляется обмен ЭКД между заказчиком, разработчиком, изготовителем, разработчиками и изготовителями СЧ и научно-исследовательскими организациями.

Типовыми задачами, требующими обмена ЭКД, являются:

— передача ЭКД от головного разработчика — разработчикам СЧ изделия;

— передача ЭКД от разработчика СЧ — головному разработчику изделия;

— передача ЭКД от разработчика (разработчика СЧ) — изготовителю изделия (СЧ);

— передача ЭКД в научно-исследовательские организации для проведения экспертизы.

Обмен ЭКД может осуществляться также между подразделениями одной организации.

Перечисленные участники информационного взаимодействия могут использовать различные формы представления и форматы данных ЭКД * .

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

4.2 Возможными формами представления ЭКД являются:

а) представление в виде набора данных в автоматизированной системе (ИН);

б) представление в виде одного или нескольких взаимосвязанных файлов (ДЭ) * .

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

4.3 Представление ЭКД в форме ИН регламентировано ГОСТ Р 58299.

4.3.1 Содержательная часть ИН в АС УДИ может быть выполнена в виде:

а) структурированной в соответствии с принятой схемой данных совокупности ИО в АС УДИ, содержащих данные об изделии. В этом случае АС УДИ управляет каждым ИО в отдельности;

б) ИО-контейнера * (одного или нескольких), содержащего файл (файлы) с данными об изделии. В этом случае АС УДИ управляет такой совокупностью данных об изделии как единым целым;

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

в) комбинации перечисленных выше методов, когда часть данных представлена в виде ИО-контейнера, а часть — совокупностью взаимоувязанных ИО * .

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

4.3.2 Реквизитная часть ИН выполняется в виде совокупности служебных ИО и атрибутов основных ИО в соответствии с ГОСТ Р 58299.

4.4 Представление ЭКД в форме ДЭ регламентировано ГОСТ 2.051.

4.4.1 Содержательная часть ДЭ выполняется в виде файла (одного или нескольких), содержащего данные об изделии.

4.4.2 Реквизитная часть ДЭ может быть выполнена в виде отдельного файла. Формат файла РЧ устанавливается в документах по стандартизации организации с учетом требований ГОСТ 2.058.

Допускается выполнение реквизитной части ДЭ в виде УЛ. Форма и правила заполнения УЛ устанавливаются в документах по стандартизации организации с учетом требований ГОСТ 2.051.

4.5 Содержательная ИН и ДЭ может включать:

— данные об изделии в формате, ориентированном на АС (стандартизованном или оригинальном).

— данные об изделии в формате, ориентированном на человека (стандартизованном или оригинальном) * .

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

4.6 В ходе информационного взаимодействия возникает необходимость выполнения следующих преобразований ЭКД * :

* Здесь и далее знаком «*» отмечен текст, к которому даны пояснения в приложении А.

а) изменение формы представления ЭКД (см. раздел 5);

б) изменение формата данных содержательной части ЭКД (см. раздел 6).

4.7 Преобразованию в соответствии с настоящим стандартом подлежит ЭКД, утвержденная в установленном порядке. Внесение изменений в результат преобразования не допускается.

Образец СТП «Управление конструкторской документацией сторонних организации»

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации. Обозначения изделий и конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.605-68 Единая система конструкторской документации. Плакаты учебно-технические. Общие технические требования

ГОСТ 2.608-78 Единая система конструкторской документации. Порядок записи сведений о драгоценных материалах в эксплуатационных документах

ГОСТ 2.610-2006 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов

ГОСТ 2.701-84 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 5773-90 Издания книжные и журнальные. Форматы

ГОСТ 1639-93 Лом и отходы цветных металлов и сплавов. Общие технические условия

ГОСТ 18322-78 Система технического обслуживания и ремонта техники. Термины и определения

ГОСТ 22240-76 Обложки и крышки переплетные. Типы

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

4.1 ЭД предназначены для эксплуатации изделий, ознакомления с их конструкцией, изучения правил эксплуатации (использования по назначению, технического обслуживания, текущего ремонта, хранения и транспортирования), отражения сведений, удостоверяющих гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантий и сведений по его эксплуатации за весь период (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные), а также сведений по его утилизации.

4.2 Сведения об изделии, помещаемые в ЭД, должны быть достаточными для обеспечения правильной и безопасной эксплуатации изделий в течение установленного срока службы. При необходимости в ЭД приводят указания о требуемом уровне подготовки обслуживающего персонала.

4.3 ЭД, поставляемые с изделием, должны полностью ему соответствовать.

4.4 При разработке ЭД следует использовать термины и определения в области обслуживания и ремонта в соответствии с ГОСТ 18322.

4.5 ЭД разрабатывают на основе:

— рабочей конструкторской документации по ГОСТ 2.102;

— опыта эксплуатации аналогичных изделий;

— анализа эксплуатационной технологичности изделий и их составных частей;

— результатов исследования надежности изделий данного типа и аналогичных изделий;

— результатов научно-исследовательских работ, направленных на повышение качества эксплуатации изделий (при наличии).

4.6 Изложение текста ЭД и титульный лист выполняют в соответствии с требованиями настоящего стандарта и ГОСТ 2.105.

Схемы в ЭД выполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.701.

4.7 Правила выполнения ЭД — по ГОСТ 2.610.

4.8 ЭД могут быть выполнены в бумажной и/или электронной форме. Документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми.

4.9 Виды, комплектность и форму выполнения ЭД устанавливает разработчик, если это не оговорено в техническом задании. Для ЭД на изделия, разработанные по заказу Министерства обороны, это решение должно быть согласовано с заказчиком (представительством заказчика).

4.10 ЭД в электронной форме могут быть выполнены в виде ИЭД по ГОСТ 2.051. Как правило, такие ЭД выполняют при необходимости предоставления в интерактивном режиме эксплуатирующему персоналу:

— указаний, необходимых для правильной и безопасной эксплуатации изделия;

— сведений о конструкции, принципе действия, характеристиках (свойствах) изделия и его составных частей;

— сведений, относящихся к использованию изделия по назначению, оценке его технического состояния;

— сведений, относящихся к техническому обслуживанию, текущему ремонту, хранению, транспортированию и утилизации изделия.

4.11 При выполнении ЭД в виде ИЭД и передачи их заказчику (потребителю) следует, при необходимости, в состав поставки включать программно-технические средства, обеспечивающие визуализацию содержащейся в ЭД информации и интерактивное взаимодействие с пользователем.

5.1 Виды эксплуатационных документов

5.1.1 К эксплуатационным документам относят текстовые, графические и мультимедийные конструкторские документы, которые в отдельности или в совокупности дают возможность ознакомления с изделием и определяют правила его эксплуатации.

5.1.2 ЭД подразделяют на виды, указанные в таблице 1.

Приложение В (рекомендуемое). Лист регистрации изменений

Приложение В
(рекомендуемое)

В.1 ЛР выполняют по форме 2.

Форма 2

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2009 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, применения, обновления и отмены»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)

За принятие проголосовали:

4.1 ДЭ выполняют на стадии разработки изделия и применяют на всех последующих стадиях жизненного цикла изделия. ДЭ получают с помощью программно-технических средств в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов, выполненных в бумажной форме, в электронную форму.

4.2 ДЭ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.

4.2.1 Содержательная часть состоит из одной или нескольких ИЕ (файлов), содержащих необходимую информацию об изделии. Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, мультимедийной информации.

4.2.2 Реквизитная часть состоит из структурированного (сгруппированного) по назначению набора реквизитов и их значений. Номенклатура реквизитов ДЭ — по ГОСТ 2.104. В реквизитную часть ДЭ допускается вводить дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения ДЭ. Номенклатуру дополнительных реквизитов, правила выполнения и отображения их в визуально воспринимаемом виде устанавливает организация — разработчик ДЭ*.

Для документов на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, номенклатура дополнительных реквизитов должна быть согласована с заказчиком (представительством заказчика).

5.1 Полученный от заказчика комплект КД работник БТД регистрирует в инвентарной книге по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501.

Допустимо ведение инвентарной книги в электронном виде.

5.2 Учет КД БТД ведет на карточках учета по формам 2, 2a, 26, 2B в соответствии с ГОСТ 2.501. На каждый документ (включая файлы ММ‚ПО и ПП) составляется отдельная карточка учета в бумажном или электронном виде, каждому документу в бумажном виде присваивается инвентарный номер.

5.3 Переданную в бумажном виде КД ответственный сотрудник БТД сканирует и сохраняет ее в формате pdf, наименование файлов. Ответственный сотрудник БТД несет ответственность за соответствие электронного документа в формате pdf бумажному варианту документа.

5.3.1 Переданные в электронном виде файлы ответственный работник БТД проверяет на соответствие требованиям по формату. Допускается формат файлов отличный от указанных в приложении.

Наименование файлов, переданных в электронном виде документов, не изменяются, за исключением случаев, когда по названию файла нет однозначной идентификации содержащегося в нем документа. Файл с первоначальным именем сохраняется в той же папке хранения файлов.

5.3.2 При передаче КД одновременно в бумажном и электронном виде, ОГК проверяет соответствие бумажных и электронных версий. При отсутствии различий для размещения в БДКД используются переданные в электронном виде документы.

5.3.3 Файлы КД, ММ,ПО и ПП ответственный сотрудник БТД размещает в БДКД, создавая для каждого нового документа (файла) папку документа (размещение согласно структуре БДКД).

5.4 После размещения в БДКД всех переданных в БТД документов ответственный сотрудник БТД создает и наполняет соответствующие папки в разделе «Серийные изделия» для новых изделий. Структура и наполнение папки на изделие (включая ссылки на папки документов) в соответствии со структурой БДКД.

5.5 КД, полученной от Заказчика в бумажном варианте или бумажной копии снятой с электронного документа, БТД присваивает статус Контрольного экземпляра.

5.6 Информация о размещении новой КД в БДКД рассылается ответственным сотрудником БТД по электронной почте. В сообщении должны быть указаны новые документы, выложенные в БДКД и вновь созданные изделия.

5.7 Список адресатов для рассылки информационного сообщения:

• технический директор,
• главный конструктор,
• начальники КБ ОГК,
• руководители проекта,
• главный технолог,
• начальник БППиТ,
• начальник ПДО,

руководители и сотрудники подразделений в соответствии со списками, утвержденными директорами по своим направлениям с указанием проектов, к которым требуется допуск.

5.8 Ответственный сотрудник БТД является единственным лицом на предприятии, имеющим право принимать, заменять КД Заказчика и вносить в нее изменения (только на основании ИИ, выпущенных заказчиком), как в контрольных экземплярах, так и в БДКД.

На время отсутствия ответственного сотрудника БТД, его полномочия делегируются иному лицу, временно исполняющему его обязанности, по распоряжению технического директора предприятия.

5.9 Допуск к электронной версии КД B БДКД, допуск к ММ, файлам ПП и ПО в соответствии с действующими стандартами.

5.10 Выдача копий КД Заказчика в подразделения предприятия на бумажных носителях ограничивается и осуществляется только в случаях, когда работа с электронной базой данных не представляется возможной. КД выдается по заявкам, подписанным руководителями подразделений.

5.11 Бумажные копии КД Заказчика передаются под роспись ответственным лицам в подразделениях предприятия в виде проштампованных учтенных копий.

5.12 Учет выдачи — возврата рабочих копий КД, неучтенных экземпляров и списание КД ведется по действующему СТП.

5.13 Допуск к контрольным экземплярам КД в бумажном виде имеют:

• технический директор,
• главный конструктор,
• начальники КБ ОГК,
• главный технолог,
• начальник БППиТ.

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 эксплуатационный документ: Конструкторский документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет правила эксплуатации изделия и (или) отражает сведения, удостоверяющие гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, гарантии и сведения по его эксплуатации в течение установленного срока службы.

3.1.2 эксплуатация изделия: Стадия жизненного цикла изделия с момента принятия его потребителем от предприятия-изготовителя или ремонтного предприятия до отправки в ремонт или списания*¹⁾.

¹⁾ Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении Е.

3.1.3 техническое состояние изделия: Совокупность подверженных изменению свойств изделия, в определенный момент времени характеризуемая степенью соответствия фактических значений показателей и/или качественных признаков, установленных в эксплуатационных и/или нормативных документах.

3.1.4 сведения о процессе эксплуатации: Длительность и условия работы, проведение технического обслуживания, ремонта и другие данные.

3.1.5

Примечание — В эксплуатационных документах информационный объект представляет собой смысловую и/или структурную единицу технической информации.

Обозначение изделий и конструкторских документов

ГОСТ 2.201-80 устанавливает единую обезличенную классификационную систему обозначения изделий основного и вспомогательного производства и их конструкторских документов всех отраслей промышленности. Обозначение изделия имеет вид:

АБВГ.XXXXXX.XXX-XX.XX 

где АБВГ — четырехзначный буквенный код организации-разработчика изделия; XXXXXX — шестизначный числовой код классификационной характеристики согласно классификатору ЕСКД; XXX — трехзначный числовой регистрационный номер; -XX — двух- или трехзначный порядковый номер исполнения (только при групповом исполнении); .XX — дополнительный двухзначный номер исполнения (только при групповом исполнении).

Обозначение основного конструкторского документа совпадает с обозначением изделия.

Обозначение неосновного документа состоит из обозначения изделия и кода документа, например СБ — код сборочного чертежа, Э3 — код схемы электрической принципиальной. Код документа не может содержать больше четырёх знаков.

Уже много лет в беседах с представителями промышленных предприятий самого разного профиля я утверждаю, что в области ИТ нет более запутанного вопроса, чем вопрос электронного архива инженерной (технической, конструкторской, проектной и т.п.) документации и системы электронного документооборота.

Количество аббревиатур и сокращений для обозначения этого понятия на английском (TDM, Workflow, PDM, PLM, CALS, PIM) и русском языках (электронный архив, документооборот, система управления структурой изделия, ИПИ, ИЛП и т.п.) приближается к критическому для понимания сути дела. Проблема заключается в том, что все специалисты, имеющие отношение к упомянутой теме, в каждую из перечисленных аббревиатур и сокращений вкладывают свой смысл, зачастую не очень понимая, как они связаны друг с другом.

Именно об этой проблеме мы и будем сегодня говорить.

Предварительное тестирование

На наш взгляд, прежде чем приступать к работам по внедрению электронного архива и электронного документооборота, следует задать заказчику ряд вопросов.

1. Собираетесь ли Вы строить только электронный архив долгосрочного хранения готовой документации или Вам необходим оперативный архив (единая система проектирования изделий и объектов)?
   • Нам нужна только система электронного архива долгосрочного хранения готовой документации.
   • Нам нужна только система оперативного архива (единая система проектирования изделий и объектов).
   • Нам нужны оба компонента как единый электронный архив инженерной документации.
2. Собираетесь ли Вы строить систему электронного архива инженерной документации (конструкторской, технологической, проектной и т.п.) или Вам нужна система хранения инженерных данных?
   • Нам нужна система электронного архива, содержащая только инженерные документы в разнообразном виде (векторном, растровом, PDF, офисном и т.п.).
   • Нам нужна система накопления инженерных данных, которая не только содержит инженерные документы, но и позволяет получать спецификации, ведомости и другие необходимые табличные документы (фактически PDM-система).
   • Нам нужна система информационной поддержки жизненного цикла изделия (объекта), которая будет использоваться на дальнейших этапах жизненного цикла (строительство, изготовление, эксплуатация, ремонт и т.п.) (фактически PLM-система).
3. Собираетесь ли Вы использовать электронную подпись?
   • Нет, не собираемся, мы планируем хранить сканированные подлинники подписанных документов.
   • Собираемся, но не сертифицированную, в рамках нескольких подразделений или нашего предприятия.
   • Собираемся, сертифицированную в рамках нашего предприятия.
   • Собираемся, сертифицированную в рамках группы предприятий (заказчика, контрагента, строителя, эксплуатирующей организации и т.п.).
4. Собираетесь ли Вы использовать возможности трехмерного проектирования?
   • Нет, не собираемся.
   • Собираемся в рамках ограниченного количества подразделений (3D-модели отдельных узлов, подобъектов и т.п.).
   • Собираемся в рамках построения полной 3D-модели объекта (изделия), но с ограниченной степенью детализации.
   • Собираемся в рамках построения полной 3D-модели объекта (изделия) с полной детализацией в модели.
5. Собираетесь ли Вы использовать ассоциативную связь между 3D-моделью объекта (изделия) и двумерной документаций (чертежами)?
   • Нет, нам этого не требуется.
   • Да, нам нужна однонаправленная ассоциативная связь (от 3D-модели к чертежам).
   • Да, нам нужна двунаправленная ассоциативная связь.
6. Необходимо ли Вам создание в рамках единой системы проектирования корпоративного классификатора стандартных изделий, комплектующих и материалов?
   • Нет, нам этого не требуется.
   • Да, нам нужен корпоративный классификатор стандартных изделий и комплектующих.
   • Да, нам нужен корпоративный классификатор материалов.
7. Какую систему проведения изменений Вы собираетесь использовать?
   • Мы будем заменять документы целиком.
   • Мы будем использовать традиционную отечественную систему извещений об изменениях.
   • Мы будем использовать традиционную отечественную систему извещений об изменениях, но документы — заменять целиком.
   • Мы будем использовать западную систему ревизий.
8. Хотите ли Вы автоматически отслеживать изменения во всех связанных документах и 3D-моделях?
   • Нет, не хотим.
   • Хотим иметь контроль, оповещающий, какие документы и 3D-модели затрагивают изменения.
   • Хотим глобально отслеживать изменения во всех связанных документах и 3D-моделях.
9. Требуется ли Вам документооборот, обеспечивающий согласование и утверждение документов и 3D-моделей?
   • Нет, не требуется.
   • Требуется только для согласования документов.
   • Требуется для утверждения документов.
10. Требуется ли Вам документооборот, обеспечивающий распределение заданий между главными конструкторами (ГИП) и отделами, а также между отделами?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
11. Требуется ли Вам подключение административного документооборота к системе технического?
    • Нет, не требуется.
    • Требуется только в рамках административного документооборота, имеющего непосредственное отношение к инженерному.
    • Да, требуется в полном объеме.
12. Требуется ли Вам взаимодействие между электронным архивом и существующей системой планирования с точки зрения согласования плана проектных работ и структуры объекта (структуры комплектов документов)?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
13. Требуется ли Вам взаимодействие между электронным архивом и существующей системой планирования с точки зрения получения объективной информации о ходе выполнения работ, например, о статусе документов?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.
14. Требуется ли Вам взаимодействие между системой технического документооборота и системой планирования с точки зрения автоматизации планово-диспетчерской деятельности, обмена заданиями между специальностями?
    • Нет, не требуется.
    • Да, требуется.

В организации может вестись несколько инвентарных книг для раздельной регистрации для подлинников и дубликатов документов, документации на различные виды изделий, изделий основного и вспомогательного производства и т.д. При этом инвентарные номера не должны повторяться, для чего каждой инвентарной книге присваивается порядковый номер.

На каждый конструкторский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета. На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточки учета возможно не заводить. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, могут регистрироваться не в отдельных инвентарных книгах, а в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.

Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

По каждому зарегистрированному документу осуществляют также учет его применяемости по карточкам учета документов в бумажном или электронном виде при соблюдении соответствия заполняемых форм ГОСТ. Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.

Учет применяемости осуществляют путем указания:

• обозначения изделия, в котором применен документ;
• даты применения документа в другом изделии.

Карточки учета конструкторских документов ведутся по следующим формам: 2, 2а, 2б и 2в.

Восстановление подлинников

Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»;

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник N…» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N…» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Похожие записи:

• Меняются правила трудоустройства иностранцев: взносы, ДМС
• Как рассчитывается больничный и может ли он быть выгодным
• Сколько уехало и вернулось россиян: актуальная статистика миграции за 2022 год