На какие виды подразделяется учет рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На какие виды подразделяется учет рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Формы учета рабочего времени

Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:

• Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
• Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
• Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

• Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
• Продолжительность перерывов, их график.
• Число смен, в которое осуществляется производство.
• Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Основные положения времени работы

Продолжительность рабочего времени контролируется, но в законе достаточно места, что совершить маневр. Поэтому большинство организаций вполне могут сами формировать максимально комфортный трудовой график. Хотя базовым является режим 40 часов в неделю и 8 часов в сутки. Причем рассматриваемая норма является настолько оптимальной, что её приняли в большинстве социально ориентированных стран. Так сотрудники смогут не только отлично справляться со своей работой, но и отдыхать.

Обычно трудовая неделя заканчивается в пятницу, а начинается в понедельник. Но в законе предусмотрено несколько лазеек. Например, сотрудники могли получать скользящие выходные и отдыхать в другие дни помимо субботы и воскресенья.

Не помешает разобраться, что именно считается рабочим временем. Так называют период, когда работники выполняют рабочие задачи или готовятся к их выполнению. Такое определение важно, когда идет речь об отсчете рабочего времени при графике без нормы или сменном режиме работы, поскольку в таких случаях используется сдельная оплата. Согласно нормативам, в категорию рабочего времени входит даже медосмотр нужный для работы.

Что касается дороги с работы и на работу не считается рабочим временем, потому оплачиваться не будет. Не оплачивается обеденный перерыв и время, что человек тратит на переодевание. Но начальство должно позаботиться о том, чтобы сотрудники не только эффективно работали, но и полноценно отдыхали. Иначе это будет считаться нарушением правил, а значит работодателя будет ждать наказание.

Способы учета рабочего времени

Кадровые специалисты и эксперты в области права различают следующие виды учета рабочего времени.

1. Поденный.
2. Понедельный.
3. Суммированный.

Каждый из вариантов присущ конкретному распорядку производственных циклов, выбранному предприятием.

Поденный учет времени строится на ежедневной фиксации часов, отработанных сотрудником. При использовании понедельной схемы контроля труда подсчет осуществляют только раз в семидневку. Применение же суммированного учета рабочего времени предполагает сложение часов, потраченных на профессиональную деятельность, за весь отчетный период. Его продолжительность устанавливается предприятием самостоятельно. Таким нормативным отрезком может стать месяц, квартал и даже год.

Решение о том, какой именно порядок учета рабочего времени использовать у себя в фирме, остается за работодателем. Выбор оптимальной методики зависит от расписания работы разных отделов компании, особенностей ее производственной деятельности. Предпочтительный способ, по которому будет вестись учет использования рабочего времени, должен быть отражен в локальном нормативном документе организации. К числу таких относятся, например, Правила трудового распорядка.

Какой бы из способов регистрации рабочего времени работников ни был выбран в конечном итоге, в проводимых бухгалтерией и HR-службой расчетах должны отражаться следующие переменные:

• продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков;
• количество отгулов, взятых по предварительной договоренности с работодателем;
• дни, в которые сотрудник отсутствовал по болезни.

Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.

На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:

• следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;

• проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;

• закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.

Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.

На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:

• Федеральная инспекция труда.

• Ростехнадзор.

• Роспотребнадзор.

• Профсоюзы.

Понедельный учет рабочего времени — когда он используется

В случаях, когда на предприятии установлен гибкий график труда, посменный режим труда или же продолжительность труда в различные дни может отличаться, при этом без привязки к дням недели, а по иным принципам, работодатели могут использовать учет рабочего времени в течение недели. В таком случае, работодатель получает возможность более эффективно распределить трудовые ресурсы и использовать их с максимальной эффективностью.

Понедельный учет рабочего времени имеет следующие характерные преимущества:

• Даёт возможность обеспечить эффективную деятельность предприятия с посменным графиком работы и одновременно с этим — соблюсти требования трудового законодательства и права работников.
• Позволяет максимизировать прибыль и не нести дополнительные расходы на оплату сверхурочных часов, если в течение недели общее количество отработанного времени не превышает установленные законодательством нормы.
• Легко позволяет вносить изменения в график и распорядок труда при необходимости оптимизировать рабочие процессы.

Часто понедельный учет может применяться в отношении работников творческих специальностей и в видах деятельности, когда эффективность труда может зависеть от различных внешних факторов. Например, при проведении работ по укладке асфальта может возникнуть ситуация, когда они будут отменены из-за погодных условий.

К недостаткам подобного вида учета рабочего времени можно отнести тот факт, что понедельный учет требует более глубокой проработки кадровой документации и ежедневного учета рабочих часов в целом, а не только часов, отработанных сотрудниками сверхурочно.

Классификация видов учета рабочего времени

На каждого работника распространяется обязанность отработать положенную ему норму рабочего времени независимо от режима его работы.

Поскольку существует несколько режимов рабочего времени, трудовым законодательством предусмотрены следующие виды учета рабочего времени:

• поденный;
• недельный;
• суммированный.

• Суть поденного учета заключается в установленной законом норме продолжительности ежедневной работы, которая является обязательной для каждого рабочего дня и обеспечивается правилами трудового распорядка или графиками сменности.
• Недельный учет рабочего времени подразумевает не ежедневный учет нормы рабочего времени, а еженедельный.
• Рабочее время суммируется на тех предприятиях, где в соответствии с условиями производства не представляется возможным соблюдать установленную для работников ежедневную продолжительность рабочего времени.
• Правилами внутреннего трудового распорядка могут быть предусмотрены режимы гибкого рабочего времени, при которых отдельные категории работников (женщины-матери, учащиеся) имеют право сами устанавливать момент начала и окончания своей работы, но строгим условием является обязательное их нахождение на рабочих местах в строго фиксированное время и отработка установленного количества часов в установленный рабочий период.

Второй комментарий к Статье 91 Трудового кодекса

1. К иным периодам времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными актами относятся к рабочему, относятся период простоя, оплачиваемых перерывов в течение рабочего дня, время нахождения в командировке, время междусменного отдыха в период пребывания на вахте и т.д.

2. Нормальная продолжительность рабочего времени — это установленная законом норма рабочего времени, которую должны соблюдать стороны трудового договора (работник и работодатель) независимо от формы собственности организации, где осуществляются трудовые отношения.

3. Будучи установлена законом, нормальная продолжительность рабочего времени не может быть изменена иными нормативными актами и соглашением сторон.

4. Предельная нормальная продолжительность рабочей недели для всех работников, заключивших трудовой договор, не должна превышать 40 часов. Это общая норма.

5. Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.

6. Существуют следующие виды учета рабочего времени: поденный, еженедельный и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет применяется в случаях, когда продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую продолжительность рабочего времени (36 часов, 24 часа и т.д., но не более установленной нормы 40 часов). Суммированный учет применяется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день, в неделю может быть различной, однако переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие, при этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

7. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Классификация видов рабочего времени по ТК

Под рабочим временем следует понимать периоды трудовой деятельности:

• при нормативной продолжительности в 8 часов;
• в рамках сокращенного трудового времени;
• выполнения не полного объема работ;
• сверхурочные работы, выполняемые за рамками норматива;
• ненормированный рабочий день, установленный локальными актами организации.

Трудовой кодекс включает в понятие рабочего времени также иные периоды, например:

• перерывы на отдых и прием пищи (обед), когда работник не может оставить место работы (в соответствии со статьей 108 ТК);
• перерывы, предусмотренные статьей 109 ТК, которые необходимо предоставлять при определенных условиях (занятых на работах в холодное время года на открытом воздухе или в не отапливаемых помещениях) для отдыха и обогрева;
• время отлучения от работы женщине, кормящей ребенка грудью.

При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.

Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).

А как при удаленной работе?

Перейдя на удаленную работу, процесс учёта рабочего времени у нас почти не изменился. Мы также ведём его в системе «1С:Документооборот», сотрудники составляют планы на день и заполняют ежедневные отчёты. Учёт рабочего времени позволяет компенсировать отсутствие возможности оперативно лично обсудить планы на день с конкретным работником. Я, как руководитель, просматриваю планы сотрудников на день и могу вовремя заметить, если у нас с руководителем одного из отделов возникли разногласия о том, какие задачи более приоритетные. Это позволяет вовремя скорректировать план работ. Такое планирование, а также регулярные планёрки позволяют значительно повысить эффективность удаленной работы, собрать и мотивировать сотрудников на работу.

Учёт рабочего времени — мощный инструмент, который позволяет получать оперативную и подробную информацию о трудозатратах сотрудников. Возможности комплексного анализа полученной информации, доступные в системе «1С:Документооборот», позволяют получить подробные данные как о конкретных людях, так и о трудозатратах в разрезе видов работ. Такой инструмент является хорошим подспорьем для руководителя как при офисной, так и при удалённой работе.

Планирование рабочего времени

Конечно, каждый руководитель желает, чтобы его подчиненные трудились с максимальной отдачей. Для достижения этой цели в компаниях применяют различные методы производственной статистики.

Контроль и анализ использования рабочего времени является важным инструментом в работе отдела кадров и бухгалтерии каждого предприятия. Он позволяет оценить, насколько эффективен режим труда, установленный работникам, позволяет ли он добиться высокой производительности. Также для этой цели составляется и используется баланс рабочего времени (на 2022 год, например). Это своеобразная таблица, в которой указывается распределение календарных дней и часов и их использование сотрудниками. На основе такого баланса вычисляется система показателей, характеризующих использование времени. Например, коэффициент использования рабочего времени позволяет оценить, каким образом на предприятии используются трудовые ресурсы и какие условия выполнения основного трудового плана. Некоторые организации также проводят хронометраж рабочего времени (образец заполнения в этой статье не приводится, поскольку тема слишком обширная), результаты которого в дальнейшем используют не только для анализа деятельности сотрудников, но и для оценки их эффективности и производительности.

Какие есть виды режимов рабочего времени

Режимов рабочего времени достаточно много.

Самым распространенным режимом считается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Есть еще шестидневная рабочая неделя с одним выходным в воскресенье.

Часто в отдельные режимы выделяют: режим неполного (сокращенного) рабочего времени, гибкого рабочего времени, рабочую неделю с предоставлением выходных по скользящему графику (например, «два через два» или «сутки через трое»), сменный режим работы, режим работы с ненормированным рабочим днем.

Вы можете предусмотреть свой режим, сочетая различные составляющие, в том числе и из разных режимов рабочего времени, о которых мы вам рассказали.

Например, работнику со сменным режимом работы может быть установлена рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику.

А еще, в частности, выходные дни, время начала (окончания) работы могут быть разные.

Поэтому, например, режим работы даже при пятидневной рабочей неделе может быть разный (выходные не в субботу и воскресенье, а в понедельник и вторник или по скользящему графику, время работы в одних организациях с 9 ч 00 мин. до 18 ч 00 мин., а в других — с 10 ч 00 мин. до 19 ч 00 мин., и т.д.).

Комментарий к ст. 91 ТК РФ

1. Одним из важнейших институтов трудового права является институт рабочего времени, который правовыми средствами обеспечивает процесс производства, а также регулирует участие в нем работников, устанавливая обязательную для них меру труда.

Рабочее время является универсальным измерителем, применяемым при характеристике количества, качества труда, его эффективности.

Законодатель определяет рабочее время как время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Определение рабочего времени, приведенное в ТК, основывается на сложившемся в российской науке трудового права понятии рабочего времени и делает упор на фактор долженствования: к рабочему может быть отнесено время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности. В определении, по существу, отождествляются два различных понятия: рабочее время как таковое и его норма. Необходимо иметь в виду, что фактически отработанное время может не совпадать с установленной правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором нормой рабочего времени. Работа сверх установленной работнику продолжительности рабочего времени также считается рабочим временем со всеми вытекающими отсюда правовыми последствиями даже в том случае, если работодатель привлекал работника к такой работе в нарушение законодательства и работник не обязан был ее исполнять. В подобных случаях следует руководствоваться определением рабочего времени, которое дано в Конвенции МОТ N 30 (1930 г.), где под рабочим временем понимается период, в течение которого трудящийся находится в распоряжении работодателя. Аналогичные определения рабочего времени даны в Конвенциях МОТ N 51, 61 (см.: Комментарий к Трудовому кодексу / Под ред. А.М. Куренного, С.П. Маврина, Е.Б. Хохлова. М., 2007. С. 246).

Правовое регулирование рабочего времени состоит в нормировании его продолжительности, т.е. в установлении продолжительности времени, которое работник должен отработать у данного работодателя в определенную единицу времени. Законодательно определяются также и вопросы режима рабочего времени, его учета и использования; закрепляются права и обязанности работников, а также работодателя по поводу рабочего времени, в предоставлении гарантий (стимулов, ответственности), обеспечивающих реализацию этих прав и обязанностей.

Функциями рабочего времени являются:

— охранительная (восстановление трудоспособности работников);

— производственная (обеспечение производительности труда);

— гарантийная (установление государством максимальной продолжительности рабочего времени, соблюдение которой является обязательным для всех работодателей) (см.: Трудовое право России: Учебник для вузов / Под ред. С.Ю. Головиной и М.В. Молодцова. М., 2008. С. 247).

Правовой основой регулирования вопросов рабочего времени служит ст. 37 Конституции РФ, согласно которой работающему по трудовому договору гарантируется продолжительность рабочего времени, установленная федеральным законом.

Кроме того, следует назвать международные источники: Конвенцию МОТ N 47 «О сокращении рабочего времени до сорока часов в неделю», Рекомендации МОТ N 116 «О сокращении продолжительности рабочего времени» и др.

2. В комментируемой статье подчеркивается, что к рабочему времени относятся периоды времени, в течение которых работник исполнял трудовые обязанности, а также иные периоды времени, в течение которых работник не работал, но которые согласно закону также включаются в рабочее время.

Так, например, в соответствии со ст. 109 ТК в рабочее время включаются специальные перерывы для обогревания и отдыха, предоставляемые работникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах.

Согласно ст. 258 ТК в рабочее время включаются дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей), предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, не реже чем через каждые три часа непрерывной работы продолжительностью не менее 30 минут каждый.

3. Установленная ст. 91 ТК предельная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю — называется нормальной в связи с тем, что она распространяется на работников всех организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, кроме тех, для которых законодательством предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Наряду с нормальной продолжительностью рабочего времени законодатель выделяет сокращенное и неполное рабочее время.

Нормальная продолжительность рабочего времени и сокращенная продолжительность рабочего времени по своей сути являются видами полного рабочего времени, в течение которого работник отрабатывает установленную законом норму продолжительности рабочего времени.

Еще в 1966 г. профессор Л.Я. Гинцбург писал, что «нормальный рабочий день (и нормальная рабочая неделя) — лишь частные случаи нормального рабочего времени наряду с сокращенным рабочим днем и сокращенной рабочей неделей… И нормальный рабочий день (неделя), и сокращенный рабочий день (неделя) в равной мере являются нормальным рабочим временем в том смысле, что они — мера труда, выраженная в единицах времени, установленная общегосударственным законом или на основе и в развитие закона подзаконным актом с учетом соображений охраны жизни и здоровья трудящихся и интересов общества в целом и т.д.» (Гинцбург Л.Я. Регулирование рабочего времени в СССР. М., 1966. С. 137, 138).

При неполном рабочем времени норма продолжительности рабочего времени, установленная законом, не вырабатывается.

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.

Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.

Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.

И важен инструмент автоматизации. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» сотрудников другими способами, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.

Похожие записи:

• Штатная численность МВД к 2025 году вырастет почти до 940 тыс. человек
• ЕДВ: получить ежемесячную денежную выплату в 2023 году
• Работа по договору ГПХ: плюсы и минусы для работника и заказчика