Электронная переписка как доказательство

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная переписка как доказательство». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма.

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Факсимильные документы: как себя обезопасить

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит.

Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций.

Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ.

Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя.

Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом.

К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.

Так, например, генеральный директор может подписать любой документ в своей компании. Директор по персоналу может подписывать все или некоторые документы по личному составу, но только в том случае, если у него есть доверенность на это.

А доверенность выдается и подписывается тем же генеральным директором.

Начальник управления может подписывать, например, указания, которые распространяются только на его управление. Но право на это вновь дано ему первым лицом компании.

При этом, пожалуйста, обратите внимание: без подписи/грифа утверждения документ, хоть и зарегистрированный и напечатанный на бланке, никакой юридической силы иметь не будет.

Сама по себе никакой юридической силой не обладает.

Поэтому, когда речь заходит о соглашении, которое не подписала хотя бы одна из его сторон (а уже если обе – то тем более!), сразу напрашивается вывод – соглашение по условиям сделки не достигнуто, соответственно – оно не заключено, соответственно – ни у одного из контрагентов нет обязанности выполнять то, что в нем оговорено.

«Отсутствие подписи является нарушением письменной формы сделки, – признает московский адвокат Сергей Воронин.

– При этом, согласно пункту 1 статьи 162 ГК РФ, такое несоблюдение не лишает ее участников права приводить письменные и другие подтверждения того, что их договоренность – жизнеспособна (конечно, за исключением случаев, специального оговоренных в законе)».

Иными словами, если у участников некорректно оформленной сделки, помимо неподписанного контракта, имеются другие документы, из которых видно, что стороны были четко намерены выполнять договоренность или уже частично ее выполнили, это вполне может означать действительность соглашения.

Можно ли «подписать» первичку только по факсу?

Если вы будете отправлять конфиденциальные факсы постоянно или работаете в компании, которой нужна такая услуга, то RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT&T, вероятно, лучший выбор для ваших нужд, Особенно потому, что у сервиса есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факсимильной связи.

У них также есть действительно удобное мобильное приложение, которое, вероятно, является одним из самых комфортных способов работы с факсом. Кроме того, вы можете отправлять факсы по электронной почте. Приложение имеет все возмжные функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. Сервис также имеет множество функций безопасности, которые могут быть полезны для компаний или людей, которые передают защищенную информацию.

Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете использовать один из их дешевых тарифных планов, стоящих менее чем 7 долларов США в месяц … а затем просто отменить подписку через месяц или два.

Если вы просто хотите иногда отправлять несколько факсов, вы можете выбрать сервис eFax, который хорошо известен как компания, которая, в основном, придумала факсы в цифровом формате. У них отличное мобильное приложение, которое позволяет отправлять и получать факсы.

Если вам просто нужно отправить факс, мы также рекомендуем MyFax, который позволяет отправлять до 10 бесплатных страниц без необходимости платить. Это не много, но это больше факсов чем большинство пользователей отправлает за год. Если вам нужно отправлять больше страниц каждый месяц, вы можете перейти на обычный тарифный план.

Оба этих сервиса являются авторитетными и принадлежат одной и той же крупной компании, которая работает на этом рынке в течение многих лет. Это не какая-нибудь операция «на ночь». Они могут не иметь предоставлять всех функций безопасности, которые дает RingCentral, но вам не нужно беспокоиться о том, что кто имеет доступ к вашей личной информации.

Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.

Аналогичным образом обстоит дело и в случае с использованием факса в деловом обороте при условии согласования сторонами конкретных номеров факсов в своем договоре (Постановление ФАС ДО от 18.01.2010 по делу № Ф03-6108/2009) с указанием на возможность его использования (Постановление ФАС МО от 24.08.2006 по делу № КГ-А40/7866-06). Суды допускают использование данного средства коммуникаций для заключения договора (Постановление ФАС ВВО от 20.04.2009 по делу № А82-12655/2008-28), для изменения его условий (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.03.1997 № 4670/96), а также для иных случаев. Соответственно акты об оказанных услугах, отчеты о проделанной работе и иную информацию и документы исполнитель также вправе высылать заказчику при помощи факса, если такой порядок взаимодействия был ими согласован в договоре.

Дополнительным подтверждением факта оказания услуг будут распечатки с личных кабинетов с сайтов оператора телефонной связи с приложением детализации телефонных переговоров. Акт или отчет об оказанных услугах, кроме того, может также размещаться в личном кабинете заказчика на сайте исполнителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу № 33-5297). Если такая возможность была прямо предусмотрена заключенным между ними договором, то раскрытие информации в таком порядке в судебной практике признается надлежащим способом (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.10.2015 № 33-16821/2015).

Журнал «Учет в сельском хозяйстве» №3, III квартал 2007
Факсимиле – особенности применения

М.В. Белоусова
юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Факсимильный способ передачи документов является быстрым и удобным. Но будет ли договор иметь юридическую силу, если он получен по факсу? Как избежать негативных последствий в этом случае? Советы дает Маргарита Владимировна Белоусова, юрист ЗАО «BKR-Интерком-Аудит».
Что сказано в законодательстве

Для начала определимся, что гражданское законодательство допускает использование факса при заключении договоров. Согласно пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ, договор может быть, в частности, заключен путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами

Могут ли отсканированные копии документов (накладные, акты, счета-фактуры), присланные в электронном виде, являться оправдательными первичными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли, а также в целях принятия НДС к вычету?

Вычет НДС

В соответствии с п. 1 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в порядке, предусмотренном ст. 166 НК РФ, на установленные указанной статьей налоговые вычеты.

В силу п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ. Реквизиты счета-фактуры установлены п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ.

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В соответствии с п. 7 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила), покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке. Счета-фактуры, полученные от продавцов, подлежат регистрации в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 8 Правил).

Как видим, положения 21 главы НК не содержат прямого запрета для вычета НДС на основании факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур. Кроме того, в Правилах также отсутствует запрет на регистрацию в книге покупок факсимильных (сканированных) копий счетов-фактур.

Однако финансовые и налоговые органы признают вычеты НДС только на основании оригиналов счетов-фактур (письма Минфина России от 13.06.2007 N 03-07-11/160, ФНС России от 06.09.2006 N ММ-6-03/896). Кроме того, сотрудники налоговых органов при проверке могут сослаться на письма МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404, УМНС по г. Москве от 30.08.2001 N 02-11/39574, от 06.07.2001 N 02-11/30363, от 01.09.2003 N 11-14/47605, УФНС по г. Москве от 07.06.2005 N 19-11/40885, в которых озвучена следующая позиция: счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц, уполномоченных на то приказом организации. Соответственно, этим требованиям не может удовлетворять копия документа, полученная по факсу или по электронной почте. Таким образом, в рассматриваемой ситуации налоговые органы могут отказать в применении вычета по НДС, посчитав, что счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок только в периоде получения оригинала.

В письме ФНС от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, которым федеральная налоговая служба направила для использования в работе систематизированные материалы результатов нормативно-методической работы, выполненной ГНИИ РНС по заказу ФНС России, по документированию операций при транспортировке товаров, сказано, что официальным подтверждением подлинности счета-фактуры являются оригинальный оттиск печати и оригинальные подписи должностных лиц организации-продавца.

Что касается судебной практики, то она противоречива.

В ряде случаев суды отмечают: если факсимильные копии счетов-фактур содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ, и налогоплательщиком соблюдаются требования, перечисленные в ст.ст. 171-172 НК РФ, то организация вправе принять НДС к вычету на основании факсимильной копии счетов-фактур. В частности, такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 14.10.2009 N КА-А40/10645-09, ФАС Уральского округа от 09.06.2008 N Ф09-4137/08-С2, от 21.02.2006 N Ф09-685/06-С2, ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2007 N А05-13752/2006-11, ФАС Волго-Вятского округа от 29.10.2007 N А31-396/2007-16, ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2003 N Ф03-А04/03-2/299.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

• для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
• договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

Может случиться так, что вам откажутся расписываться на копии заявления, т.к. законодательство за редкими исключениями не предусматривает такой обязанности.

Тогда придется пойти другим путем и отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Для этого нужно пойти на почту, заполнить бланк уведомления и оплатить доставку, которая будет стоить немного дороже, чем отправка обычного письма.

Вам выдадут квитанцию, и почтальон отдаст письмо адресату только тогда, когда тот распишется на уведомлении, которое затем вернется к вам и будет служить доказательством вручения.

Но у этого способа доставки заявлений есть и неудобства потому, что почтовые работники не заверяют копии документов, которые мы отправляем заказным письмом, поэтому в этом случае будет трудно доказать, что в письме были именно они, а не что-то другое.

Пользуясь этим, недобросовестный адресат может сказать, что письмо он, действительно, получил, но в нем было не заявление, а чистый лист бумаги или рекламный буклет.

Правда, на такое вопиющее мошенничество идут очень немногие, поэтому заказные письма с уведомлением о вручении являются самым распространенным способом отправки заявлений.

Мобильные приложения для факса

Да, существуют также мобильные приложения, предназначенные для отправки факсов. Документы, которые вы отправляете, можно создать прямо на устройстве, получить через почту или облако… или просто заснять на встроенную камеру. Разумеется, это также не будет бесплатно. Но это так же просто, как отправить факс с компьютера, только не требует самого компьютера.

В качестве примера можно рассмотреть сервис iFax. Он хорош тем, что приложение iFax существует и для устройств Apple, и для Android-гаджетов. С его помощью можно отправлять на факс документы PDF, DOC, изображения JPG, другие типы документов, как из локальной памяти, так и из Dropbox или Google Drive. В процессе отправки документ можно подредактировать. А сообщение об отправке или получении придёт в режиме Push.

В том случае, если данные предполагается отправить с помощью телефакса (аппарата, объединённого с телефоном), необходимо:

• Удостовериться, что текст документа, подготовленного к пересылке, разборчив и чётко пропечатан. Убедиться в отсутствии потёков от чернил, а также скоб и скрепок на бумажных листах;
• Вставить документ в лоток аппарата лицевой стороной вниз. Если лист бумаги вставлен правильно, должен прозвучать короткий звуковой сигнал и произойти захват листа;
• Далее следует снять трубку телефона и набрать номер адресата;
• Представиться, попросить принять факс и указать, для кого он предназначен. После этого нужно произнести слово «Стартуем» и нажать кнопку «Старт»;
• Если необходимо отправить по факсу несколько листов, их следует отправлять поочерёдно, либо сложить в лоток автоматической подачи (если такая функция у аппарата присутствует);
• В том случае, если факс адресата работает в автоматическом режиме, после набора номера следует дождаться тонального сигнала аппарата и нажать кнопку «Старт»;
• После отправки документа связаться с получателем и уточнить, насколько успешно доставлен факс, нет ли смазанных строк. При необходимости следует повторить передачу.

Отправить бесплатно факс с помощью компьютера и выхода в интернет можно разными способами. Помимо штатных программ сегодня достаточно специальных сервисов и приложений. Причём многие из них наделены большим количеством функций, что упрощает работу по доставке факсимильных сообщений. Однако нужно помнить, что вы будете ограничены сроком пользования программой, лимитом страниц и числом отправок. Для регулярного обмена факсом лучше всего приобрести факсимильный аппарат, а вот для разового использования такие сервисы по праву считаются незаменимыми помощниками.

Как отправить факс с компьютера при помощи MyFax

Данный сервис практически аналогичен предыдущему, однако русский язык сайтом не поддерживается. Но даже при минимальном знании английского интерфейс интуитивно понятен и прост. Обязательны для заполнения только поля, которые отмечены красной звездочкой. Пункт To предназначен для номера факса получателя. Укажите в следующем блоке From адрес почты, куда необходимо доставить отчет посвященный отправке. Что касается третьего окна, то в нем нужно прикрепить необходимый документ, и чтобы отправка факса с компьютера была завершена, нажмите SEND FAX. После этого на вашу почту должно прийти письмо, в котором будет содержаться ссылка подтверждения операции. Вам необходимо перейти на указанный адрес.

Что следует сделать перед отправкой

Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг — «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится — это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс — в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.

Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.

Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.

Похожие записи:

• РСВ стал немного проще. Как справиться с отчетом длиной в 17 страниц
• Льготы пенсионерам в 2023 году
• Выплаты за третьего ребенка в 2023 году