ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

• ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
• ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

• ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
• ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
• ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
• ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

Стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения всех отраслей промышленности, изготавливаемые и применяемые по конструкторской документации, выполняемой в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации, и объекты строительства и строительные изделия, изготавливаемые по проектной документации, выполняемой в соответствии с требованиями Системы проектной документации для строительства.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности выполнения текстовых документов изделий различных отраслей промышленности с учетом их специфики.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.1 Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.

5.2 Наименования разделов и подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивают.

Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше — не менее одной свободной строки.

5.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 4.2.21.

5.4 В текстовых документах в бумажной форме, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.

Для облегчения внесения изменений:

— ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;

— оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема — также внутри разделов и подразделов.

При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

5.6 Для электронных документов при выводе на бумажный носитель или устройство отображения с использованием программных средств допускаются отклонения по формам исполнения таблиц (размеры рамок, граф и т.п.) и размещению текста (размеры полей, интервалы и т.д.) с соблюдением при этом требований к оформлению текстовых документов.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:

● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

• 5.1 Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.
• 5.2 Наименования разделов и подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивают.

  Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

  Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше — не менее одной свободной строки.

• 5.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 4.2.21.
• 5.4 В текстовых документах, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.

  Для облегчения внесения изменений:

  • ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;
  • оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема — также внутри разделов и подразделов.

  При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.

• 5.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

Что нельзя делать в текстовой части

Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:

• нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
• применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
• использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
• перенос части обозначения;
• неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
• использование абзацев с различной длиной отступа;
• в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
• все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
• проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.

Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.

Новый ГОСТ для оформления документов

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами. Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

• необходимый знак тире и название с большой буквы.
• само название графического элемента – «Таблица»;
• номер таблицы по порядку арабскими цифрами;

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое.

При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается. Набирается предложение одной строкой, без точки в конце.

Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать. Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2021 году?

Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Текстовый документ излагают в виде текста, таблиц, графического материала, рисунков, схем, диаграмм или их сочетаний.

Текст работы должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным, достаточным для понимания.

В тексте документа не допускается:

– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

– применять математический знак минус (–) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус») за исключением формул, таблиц и рисунков;

– применять без числовых значений математические знаки, например, > (больше),

При применении условных обозначений, изображений и знаков, не установленных стандартами, их следует пояснять непосредственно в тексте документа или отдельным разделом (приложением) под названием “Обозначения и сокращения”.

Не отделяются при переносе из одной строки в другую:

а) фамилии от инициалов или один инициал от другого;

б) сокращенные слова от имен собственных, к которым они относятся, например: тов. Иванов, г. Кемерово, ул. Московская;

в) цифры и буквы со скобкой (при перечислении) от следующего за ним слова;

г) римские или арабские цифры от их сокращенных или полных наименований, например: 2015 г., 1000 руб., ХХ век;

д) знаки и обозначения (№, %) от следующих за ними или предшествующих им цифр, например: № 75, 100%.

С этой целью рекомендуется вместо обычного пробела использовать неразрывный пробел («Ctrl» + «Shift» + «Пробел»).

По ГОСТ 7.32-2001 список литературы называется «Список использованных источников».

Сведения об источниках следует располагать в алфавитном порядке (относительно заголовка соответствующей источнику библиографической записи) и нумеровать арабскими цифрами.

При этом независимо от алфавитного порядка впереди обычно идут нормативные акты. Исходя из этого, можно считать устоявшимся правилом следующий порядок расположения источников:

— нормативные акты;

— остальные источники на русском языке в алфавитном порядке;

— источники на иностранных языках в алфавитном порядке.

Нормативные акты располагаются в следующем порядке:

— международные акты, ратифицированные Россией, причем сначала идут документы ООН;

— Конституция России;

— кодексы;

— федеральные законы;

— указы Президента России;

— постановления Правительства России;

— приказы, письма и пр. указания отдельных федеральных министерств и ведомств;

— законы субъектов России;

— распоряжения губернаторов;

— распоряжения областных (республиканских) правительств;

— судебная практика (т.е. постановления Верховного и прочих судов России);

— законодательные акты, утратившие силу.

Законы располагаются не по алфавиту, а по дате принятия (подписания Президентом России) – впереди более новые.

В библиографическом описании книги фамилию автора указывают в именительном падеже.

Название книги или статьи пишется без кавычек и сокращений.

Место издания пишется с прописной буквы. Наименования городов Москва, Санкт-Петербург (Ленинград) и Ростов-на-Дону пишут сокращенно (М., СПб., Л., Ростов н/Д), а названия других городов – полностью.

Наименование издательства пишут так, как оно приведено в книге.

Год издания указывают цифрами без дополнительных пояснений, например: 2009, 2010 и т.п.

Сведения, касающиеся периодической литературы (газеты, журналы и т.п.), приводят в следующем порядке: автор, наименование статьи, знак (//), наименование издания, дата издания, число или месяц (только для газет), номер выпуска (только для журналов), страницы (кроме газет объемом 8 и менее страниц).

Похожие записи:

• Индексация пенсии с 1 апреля 2023 года — кому повысят и на сколько
• Оформление доли в ООО по наследству
• Сбил пешехода и что делать: пошаговая инструкция для водителя