Командировка сотрудника на личном автомобиле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника на личном автомобиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

***

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Суточные и командировочные: в чем разница

И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).

По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:

• Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
• Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.

Размер выплат за командировку за границу

В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.

Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.

Какие дни обязан оплачивать работодатель

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:

• Все дни, проведенные в рабочей поездке.
• Выходные, которые выпадают на период командировки.
• Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
• Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.

Особенности оформления командировки на своем автомобиле

При направлении работника в командировку на личном автомобиле рекомендуется оформлять путевой лист. Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Однако письмом Министерства финансов № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года работодателям разрешено разрабатывать свою форму данного документа при условии, что в путевом листе обязательно будут присутствовать реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 года.

А именно те, которые указаны в разделе 2 данного приказа Минтранса:

• название документа и номер путевого листа;
• на какой срок выдан путевой лист;
• сведения о собственнике автомобиля;
• данные о марке, модели транспортного средства, государственном номере;
• полная информация о водителе.

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле

Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:

• Название организации, где трудится работник;
• Коды ОКПО, ОКУД;
• Идентификационный номер распоряжения;
• Дата оформления документа;
• Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
• Месторасположение принимающей организации;
• Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
• Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
• Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
• Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
• Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2021 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

• название и номер путевого листа;
• данные о сроке действия документа;
• данные о владельце автомобиля;
• информация о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли (подп. 2 п. 1. ст. 253, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419. Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.

Служебный автомобиль: налог на прибыль

Расходы на проезд в командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если сотрудник организации направлен в командировку для покупки основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (по нормам или в размере фактически произведенных расходов), подробнее см. Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО).

В период командировки сотрудник может купить ГСМ за наличные. Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

• Как отразить в налоговом учете приобретение ГСМ за наличный расчет (ОСНО);

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам;

• Как отразить в учете приобретение ГСМ по талонам.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ во время командировки на служебном автомобиле. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода-Рапид» выехал в командировку в г. Владимир. 18 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 3000 руб. 21 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 2064 руб. В кассовом чеке в цене бензина НДС не выделен и вообще не упоминается.

По данным путевого листа:

• остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
• остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
• за время командировки пробег автомобиля составил 700 км.

Средний заработок: меньше или больше?

Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?

По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.

Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.

Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.

Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

• документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
• чеки на ГСМ;
• путевой лист;
• служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Процедура оформления командировки на собственном транспорте

Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке. Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:

1. Выбор сотрудника, которого следует направить в командировку, осуществляется на основании имеющегося у лица уровня квалификации, а также ставящихся перед ним целей. Работодатель должен быть уверен в том, что подчиненный справится с возложенными на него обязательствами в строго установленный период времени;
2. Если выбранный кандидат желает поехать в командировку на личном автомобиле, этот момент следует зафиксировать в распорядительном документе, оформляемом в компании;
3. Далее между руководителем и подчиненным оформляется дополнительный договор на использование личной машины в служебных целях. В документе прописывается величина материальной выплаты, которая будет предоставлена работодателем за использование транспорта подчиненного. При этом, в согласованную сумму могут не включаться траты на топливо, их возмещение будет происходить отдельно, после предъявления лицом необходимых чеков и квитанций. Кроме того, в данном соглашении указываются также все характеристики автомобиля, реквизиты его документов, сроки и порядок возмещения расходов;
4. На основании Приказа о командировании работника, бухгалтер устанавливает размер авансовых начислений на остальные служебные нужды: проживание/питание/доп. расходы;
5. При необходимости, оформляется служебная записка и командировочное удостоверение (согласно действующему законодательству их разработка не обязательна);
6. В табель учета рабочего времени лица заносится соответствующая отметка о направлении в служебную поездку;
7. После возвращения из командировки, сотрудник обязан в течение трехдневного периода предъявить в бухгалтерию авансовый отчет обо всех совершенных тратах, приложив соответствующую оправдательную документацию.

Похожие записи:

• Статья 1115. Гражданского Кодекса РФ. Место открытия наследства
• Получение взятки должностным лицом
• Способы оформления полномочий представителя